Kundeninformation: So verhindern Sie den versehentlichen Kauf von Microsoft Copilot
Sehr geehrte Kunden,
in den letzten Monaten haben wir festgestellt, dass Microsoft Copilot, eine leistungsstarke KI-gestützte Lösung zur Unterstützung bei Aufgaben in Microsoft 365, in einigen Organisationen versehentlich erworben oder aktiviert wurde.
Microsoft plant ab Oktober das Einblenden von Buttons, über die Benutzer Microsoft Copilot Lizenzen aktivieren können. Jedoch sind diese nicht kostenlos (im Vergleich zu kostenlosen Teams-Lizenzen bei dessen Einführung), sondern kosten € 337,20 pro User/Jahr zzgl. MwSt. (Stand 26.09.24). Die Lizenzen werden derzeit ausschließlich als Jahresabo angeboten. Nach der (versehentlichen) kostenpflichtigen Buchung haben Sie lediglich sieben Tage Zeit für eine Stornierung.
Um solche unbeabsichtigten Käufe zu vermeiden und Ihre Lizenzierungskosten unter Kontrolle zu halten, möchten wir Ihnen einige Maßnahmen empfehlen:
- Lizenzverwaltung überprüfen
Überprüfen Sie regelmäßig die Lizenzen Ihrer Benutzer in der Microsoft 365 Admin-Konsole. Stellen Sie sicher, dass nur die notwendigen Lizenzen aktiviert sind, und deaktivieren Sie Microsoft Copilot für Benutzer, die es nicht benötigen.
- Einschränkungen im Admin-Portal festlegen
Nutzen Sie die Microsoft 365 Admin-Konsole, um den Zugriff auf bestimmte Produkte und Dienste zu beschränken. Durch die Einschränkung von Kaufmöglichkeiten können nur Administratoren neue Lizenzen erwerben, wie z.B. für Microsoft Copilot. Eine Anleitung dazu finden Sie hier:
Um den versehentlichen Kauf von Lizenzen durch Benutzer zu unterbinden, empfehlen Ihnen daher dies via PowerShell zu unterbinden.
Gerne stellen wir Ihnen auch ein entsprechendes PowerShell-Script zur Verfügung.
- Schulungen für Ihre Benutzer
Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die Funktionalitäten und Kosten von Microsoft Copilot. Es ist wichtig, dass sie verstehen, dass ohne Rücksprache mit der IT-Abteilung, keine neuen Tools oder Zusatzdienste aktiviert werden sollten.
- Genehmigungsprozesse einrichten
Implementieren Sie interne Genehmigungsprozesse für den Erwerb neuer Lizenzen. Jede Anfrage für zusätzliche Dienste, wie Microsoft Copilot, sollte erst nach Rücksprache mit der IT-Abteilung und Genehmigung durch einen Administrator bearbeitet werden.
- Monitoring und Berichterstattung
Richten Sie ein Monitoring für die Verwendung von Microsoft Copilot ein. Nutzen Sie die Berichte der Admin-Konsole, um zu überwachen, ob und wie oft das Tool verwendet wird. So können Sie mögliche unerwünschte Lizenzen frühzeitig erkennen und reagieren.
- Kontaktieren Sie den Support
Sollten Sie Hilfe bei der Verwaltung Ihrer Lizenzen benötigen oder versehentlich Microsoft Copilot aktiviert haben, steht unser Support-Team Ihnen gerne zur Seite. Wir unterstützen Sie bei der Deaktivierung und Rückabwicklung.
Wir empfehlen Ihnen, diese Maßnahmen umgehend umzusetzen, um unnötige Kosten zu vermeiden und die Kontrolle über Ihre Lizenzen zu behalten. Ihre Zufriedenheit und Effizienz stehen für uns an erster Stelle.
Sollten Sie noch Fragen zu diesem Posting haben, wenn Sie Unterstützung bei der Umsetzung von Schutzmaßnahmen benötigen, stehen wir Ihnen natürlich gerne zur Verfügung! Rufen Sie uns einfach an: +49 6201 71009 0 oder schicken Sie uns eine Mail an customer-service@choin.net
Ihr choin! Security Team
